7 X Waarom Dropbox installeren een must is voor je bedrijf!
We leven in een wereld waar technologie niet weg te denken is. En die technologie staat niet stil! Waar we 20 jaar geleden nog met diskettes werkten om onze gegevens op te slaan, is het nu all about online storage! De zogenaamde clouds.
Dropbox is zo één van die clouds waar je al je belangrijke documenten kunt opslaan. Gratis cloud opslag, dat uitbreidbaar is met een goedkoop abonnement.
Maar waarom Dropbox installeren? Omdat dit één van de beste tools is voor je bedrijf!
Lees dus zeker verder om te weten waarom Dropbox installeren handig is voor jou als zelfstandige ondernemer!
Back-up
Als ondernemer weet je natuurlijk hoe belangrijk het is om een back-up te hebben van je belangrijke data en documenten. Moest er iets gebeuren met je laptop of pc, dan zou je toch ergens in de lucht aan die bestanden moeten kunnen geraken.
Trouwens, als je nog geen back-up systeem hebt, maak dit dan aub vandaag nog in orde! Dit is zó belangrijk! En een diskette is natuurlijk al lang geen optie meer, maar een USB-stick eigenlijk ook niet! Online opslag is een basis geworden voor al je back-ups.
Ik heb het nu enkel en alleen over de belangrijke documenten. Maar om goed te zijn, zou je als mompreneur altijd een plan B moeten hebben. Je zou ervoor moeten zorgen dat je perfect zou kunnen verder werken op een vervangingscomputer wanneer je pc crasht.
Hiervoor is Dropbox dus ideaal. Dit is daarom ook de nummer één reden waarom ik Dropbox gebruik. Voor back-up!
Lees ook: Zo maak je een killer contactpagina
Overal toegang
Het mooie aan online opslagruimte is het feit dat je er overal toegang toe hebt.
Je kan Dropbox gewoon even downloaden op je computer / laptop. Het staat dan tussen je mappen. Dit betekent dat je er meteen in kan werken, net zoals een document dat op je harde schijf staat.
Download je ook nog de smartphone app van Dropbox? Dan heb je meteen ook al die documenten bij de hand, wanneer je niet voor je pc zit. Zo kan je snel even een wijziging aanbrengen, waar je ook bent.
Alles wordt meteen gesynchroniseerd op alle apparaten, en dit zorgt ook nog voor een leuke extra.
Zo zet ik voor mijn mama & food blog bijvoorbeeld mijn food pics gemakkelijk over naar mijn laptop. Ik zet de foto’s in Dropbox, en enkele seconden later kan ik deze van mijn pc uploaden naar de site.
Bestanden delen
Een heerlijke plus, en voor de meeste ondernemers een échte must, is de optie van bestanden delen.
Dit is handig voor je bedrijf, omdat het steeds vaker voorkomt dat je bestanden moet gaan delen met de mensen die meewerken aan je onderneming.
Je boekhouder wilt bepaalde informatie digitiaal hebben, je Virtual Assistant moet aan sommige documenten kunnen, je business partner aan gezamenlijke projecten, enzovoort.
De enige voorwaarde om bestanden te kunnen delen is dat beide partijen een Dropbox account hebben.
Het is trouwens mogelijk deze bestanden te versleutelen met een wachtwoord. Dus het is ook erg veilig.
Bij updates van een gedeeld document krijgen beide partijen er melding van. Zo is iedereen altijd zeker dat ze in het laatste nieuwe bestand werken.
Ongedaan maken
Iedereen die vaak op de pc werkt, weet hoe de ‘ongedaan maken’ knop je dag kan redden. Hoe vaak heb jij niet per ongeluk iets gewist? Iets gewijzigd dat niet gewijzigd mocht worden?
Wel, Dropbox maakt het dus ook mogelijk om verwijderde bestanden gemakkelijk terug te halen. En dat binnen 30 dagen. Zo simpel als de knop ‘ongedaan maken’
Lees ook: Waarom een ochtendroutine belangrijk is voor mompreneurs
Documenten scannen
Wat ik echt fantastisch vind is dat je met de Dropbox app geweldige scans kunt maken.
Kasticketten (winkelbonnen), belangrijke brieven, garantiebewijzen, enzovoort. Je maakt via de Dropbox app in 1-2-3 een PDF document met je camera!
Je kan bijvoorbeeld ook meerdere foto-scans in één PDF zetten. Je kan meteen de naam van het document aanpassen en deze in de gewenste map opslaan.
Dit is erg handig voor je administratie, en om scans te maken voor je boekhouder bijvoorbeeld. Want die willen tegenwoordig meestal alles digitaal.
Audio
Maak je onderweg graag audio’s met je telefoon? Opdrachten voor jezelf of voor je virtual assistant? Memo’s met inspiratie, blog ideeën?
Je kan dit allemaal ook gewoon met Dropbox automatisch synchroniseren met je desktop.
Extra mompreneur tip
Voor het ‘mom’ gedeelte van ‘mompreneur’ heb ik nog een goede tip!
In plaats van alle tekeningen van de kids bij te houden in dozen, maak ik er met Dropbox meteen PDF’s van. Deze sla ik op in een map, en om de zoveel tijd verstuur ik de tekeningen naar de e-mailadressen van de kids.
Deze e-mailadressen heb ik speciaal hiervoor gemaakt trouwens. Af en toe stuur ik ook een persoonlijk mailtje naar hun adres. Zodat ze dit later allemaal kunnen bekijken.
Dit waren de 7 redenen waarom Dropbox installeren belangrijk is voor je bedrijf.
Kan jij nog een pluspunt bedenken?
Laat het me dan zeker weten in de reacties!
Download Dropbox vandaag nog om van al deze voordelen gebruik te maken.
Tip: Ken je nog iemand die Dropbox fantastisch zou vinden? Gebruik dan de link die je bij aanmelding krijgt om je vrienden uit te nodigen. Een gemakkelijke manier om je Dropbox abonnement te vergroten met 500 MB!
En als jij Dropbox download via de link hierboven, dan help je mij ook aan een uitbreiding van Dropbox opslag! Alvast bedankt 😉
Tot blogs!
Liefs,
Nora
